Cette procédure vous accompagne pas à pas dans la création d'une réservation : du choix du mode de passation jusqu'à l'envoi des invitations. Vous pouvez évaluer une seule personne ou plusieurs candidat·e·s en une seule et même opération.
Étape 1 : Choisir le mode de passation
La création d'une réservation débute par le choix du mode de passation. Ce choix détermine la manière dont le·la candidat·e accédera à son évaluation.
Le mode « Sur place » est à privilégier lorsque le·la candidat·e est présent·e à vos côtés et réalisera son évaluation depuis votre poste de travail.
Le mode « À distance » envoie une invitation par e-mail au·à la candidat·e, qui réalise ses évaluations en autonomie, depuis chez lui·elle.
Étape 2 : Sélectionner ou créer le·la candidat·e
Vous arrivez sur l'écran « Personne à évaluer ». Vous pouvez soit rechercher une personne déjà enregistrée sur votre plateforme, soit cliquer sur « Créer un candidat » pour ouvrir le formulaire de création.
📋 Informations à compléter :
- •Prénom, nom et adresse e-mail : ces trois informations sont nécessaires à l'envoi de l'invitation.
- •Numéro de téléphone : facultatif dans la plupart des cas. Il devient obligatoire si vous utilisez certaines fonctionnalités, comme la signature électronique.
- •Tiers temps : si le·la candidat·e bénéficie d'un aménagement particulier, vous pouvez le lui attribuer directement depuis cet écran.
Une fois les informations complétées, cliquez sur « Valider ». La plateforme affiche alors un récapitulatif des candidat·e·s sélectionné·e·s : profitez de cette étape pour vérifier que tout le monde est bien présent dans la liste, puis cliquez sur « Continuer ».
Sachez qu'il est tout à fait possible d'envoyer une évaluation à plusieurs candidat·e·s en une seule réservation. Si vous adressez régulièrement les mêmes évaluations aux mêmes personnes, consultez l'article Comment créer et gérer vos groupes de candidats.
Étape 3 : Sélectionner les tests
Vous êtes positionné·e par défaut sur l'onglet « Tous les tests », qui regroupe l'ensemble des évaluations disponibles sur votre plateforme. Une barre de recherche vous permet de retrouver rapidement un test à partir de son intitulé.
💡 Deux façons d'ajouter des tests à votre sélection
1. Depuis l'onglet « Tous les tests »
Saisissez l'intitulé recherché, puis cliquez sur « Voir en détail » pour consulter la fiche descriptive du test : description, durée, langues disponibles et niveau concerné. Cette fiche vous permet de vérifier que l'évaluation correspond bien à votre besoin avant de l'ajouter. Cliquez ensuite sur « Ajouter à l'évaluation », et répétez l'opération autant de fois que nécessaire.
Certaines évaluations peuvent être personnalisées avant leur ajout. La section « Configurer votre test », en bas de cette fiche, vous permet de choisir la langue puis le niveau souhaité. Sur un test de langue, vous pouvez par exemple opter pour un test de positionnement ou cibler un niveau précis (A2, B2, C1).
2. Depuis l'onglet « Vos groupes de test »
Cet espace regroupe les ensembles de tests que vous avez préalablement créés, et vous permet d'ajouter plusieurs évaluations en une seule action. Cliquez sur « Voir en détail » pour consulter la composition du groupe avant de l'ajouter. Pour aller plus loin, consultez les articles Création de groupes de tests et Modification / Suppression de groupes de tests.
Lorsque tous les tests souhaités ont été ajoutés, rendez-vous dans l'onglet « Votre sélection ». Vous y retrouvez l'ensemble des évaluations qui seront envoyées : si un test a été ajouté par erreur, vous pouvez le supprimer directement depuis cet écran. Une fois votre sélection validée, cliquez sur « Continuer ».
Étape 4 : Paramétrer votre envoi
Cette étape détermine qui recevra les résultats, pendant combien de temps l'évaluation restera accessible, et dans quelles conditions elle se déroulera.
📋 Préférences de communication :
Dans cet encadré, vous définissez les destinataires qui recevront les résultats. Si besoin, ajoutez une ou plusieurs adresses e-mail supplémentaires afin de partager les rapports avec vos collaborateur·rice·s.
Cliquez sur la roue crantée située en haut à droite de l'encadré : une fenêtre s'ouvre et regroupe les options avancées de communication.
- •Recevoir une copie des e-mails envoyés au·à la candidat·e.
- •Activer les relances automatiques et définir leur fréquence.
- •Choisir de recevoir les rapports détaillés par e-mail, ou de transmettre un rapport simplifié au·à la candidat·e.
- •Cocher « Appliquer ces paramètres par défaut » pour les réutiliser automatiquement lors de vos prochaines réservations.
N'oubliez pas de cliquer sur « Enregistrer » pour valider vos modifications.
🖼️ Afficher la fenêtre des options avancées
📋 Validité et conditions de passation :
- •Période de validité : par défaut, le·la candidat·e dispose de 7 jours pour réaliser ses évaluations. Vous pouvez ajuster cette durée selon vos besoins.
- •Conditions particulières : selon votre abonnement, vous pouvez activer le mode surveillé, la signature électronique ou la vérification d'identité Docaposte.
Étape 5 : Envoyer l'évaluation
Une fois l'ensemble des paramètres vérifiés, cliquez sur « Envoyer l'évaluation ». Les invitations sont immédiatement transmises aux candidat·e·s concerné·e·s : votre réservation est terminée.
Pour connaître l'avancement de vos candidat·e·s, la suite logique se trouve dans l'article Comment suivre mes évaluations.
🎬 Le tutoriel en vidéo
Cette vidéo reprend l'intégralité du parcours d'envoi en conditions réelles, du choix du mode de passation jusqu'à l'envoi des invitations.
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